Etkinlik ve Seminerlerde Ses/Görüntü Kaydı Almanın Hukuki Boyutu: KVKK ve FSEK Uyum Rehberi
Günümüz kurumsal dünyasında şirketler, dernekler ve sivil toplum kuruluşları neredeyse her eğitim, panel, zirve veya semineri video kaydına alarak kitlelere ulaştırmaktadır. Çekilen bu videoların YouTube, Instagram, LinkedIn veya TikTok gibi küresel platformlarda yayımlanması kurumsal prestij açısından mükemmel bir araç olsa da arka planda devasa bir hukuki mayın tarlası barındırmaktadır.
Kamera karşısına geçen bir eğitmenin, konuşmacının ya da salondaki bir katılımcının görüntüsünü ve sesini internete yüklediğiniz an, hukuk dünyasının iki sert kalkanıyla karşı karşıya kalırsınız: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu (FSEK).
AG Hukuk ve Danışmanlık Ofisi olarak bu yazımızda; etkinliklerinizde idari para cezaları, telif davaları ve kişilik hakları ihlalleriyle karşılaşmamanız için 3 temel hukuki koruma dokümanını inceliyoruz.
Etkinlik Yayıncılığında Riskleri Sıfırlayan 3 Temel Doküman
Etkinliklerinizde hukuki su sızdırmazlığı sağlamak, süreci doğru belgelere bölmekten geçer. Sadece tek bir kâğıda “Okudum, onayladım” yazdırmak ne Kişisel Verileri Koruma Kurulu önünde ne de mahkemelerde sizi korur.
1. Etkinlik Ses, Görüntü ve Kimlik Verileri Aydınlatma Metni
KVKK Madde 10 ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun güncel rehberleri uyarınca; bir kişinin verisini işlemeden önce ona tek taraflı bir bilgilendirme yapmak zorundasınız. Bu metin kesinlikle bir onay formu değildir; konuşmacı ve katılımcılara verilerinin hangi hukuki sebeplere (Sözleşmenin ifası veya veri sorumlusunun meşru menfaati) dayanılarak kaydedildiğini gösteren idari bir bildirimdir.
Kritik Güncelleme: Güncel Kurul kararları uyarınca, bir kişinin sahneye çıkması verilerini “alenileştirdiği” anlamına gelmez. Bu nedenle aydınlatma metinlerinizde hukuki dayanağı doğru kurgulamak şarttır.
2. Sosyal Medya Yayını ve Yurt Dışı Aktarım Açık Rıza Formu (EK-2)
Etkinlik kayıtlarınızı YouTube, Instagram, X veya TikTok gibi mecralarda paylaşıyorsanız, bu platformların sunucuları Türkiye dışında olduğu için doğrudan “Yurt Dışına Veri Aktarımı” yapmış olursunuz. KVKK’da yapılan büyük yurt dışı aktarım reformu ve Kurul’un güncel Aydınlatma Yükümlülüğü Rehberi uyarınca, bu formu imzalatırken katılımcılara yabancı ülkelerin barındırdığı yasal riskleri açıkça bildirmek (Risk Uyarı Metni) zorundasınız. Ayrıca rızanın paketlenmemesi için sosyal medya izni ile yurt dışı aktarım izni seçimlik (granüler) sunulmalıdır.
3. Video Çekimi, Dijital Yayın ve Fikri Mülkiyet İzin Sözleşmesi
Konuşmacı veya eğitmenlerin etkinlikte sunduğu tebliğler, slaytlar veya yaptıkları konuşmalar FSEK kapsamında bir “Eser” veya “İcra” niteliği taşıyabilir. İlerleyen süreçte konuşmacının “Videolarımı internetten kaldırın”, “Bana telif ödeyin” ya da “Kişilik haklarım ihlal edildi” diyerek derneğinizi veya şirketinizi zor durumda bırakmasını engellemek adına; FSEK m. 21-25 arasındaki mali hakların (İşleme, Çoğaltma, Yayma, Temsil, Umuma İletim) bedelsiz ve gayrikabili rücu (geri dönülemez) olarak devredildiğini gösteren bir sözleşme imzalatılması esastır.
paylaştığımız şablonlar, kurumsal etkinlik düzenleyen yapıların genel risklerini minimize etmek adına güncel mevzuata tam uyumlu olarak hazırlanmış temel taslaklardır. Ancak unutulmamalıdır ki her organizasyonun dinamikleri, her şirketin veri işleme politikası ve her konuşmacı sözleşmesinin ticari/hukuki sınırları kendine özgüdür.
AG Hukuk Bürosu olarak;
-
Şirketlerin ve derneklerin KVKK uyum süreçlerinin (VERBİS, Envanter, Aydınlatma Politikaları) baştan sona yönetilmesi,
-
Eğitim, lansman, zirve ve kurumsal organizasyonlara özel FSEK odaklı telif ve lisans sözleşmelerinin hazırlanması,
-
Dijital yayıncılık, YouTube ve sosyal medya içerik üreticiliğinden doğan yapım ve telif uyuşmazlıklarının çözümü,
alanlarında müvekkillerimize ve danışanlarımıza profesyonel, dinamik ve su sızdırmaz hukuki çözümler sunmaktayız.
Organizasyonlarınızın idari para cezaları veya yüksek bütçeli tazminat davalarıyla gölgelenmesini istemiyorsanız, etkinlik öncesinde süreçlerinizi hukuki güvence altına almak için uzman bir avukat ile iletişime geçmenizi öneririz.